Análisis Plan Estratégico de Producción (Trabajo de Grupo)
Fase III: Localización - Edificios y Equipamiento
(entrega el 9 de noviembre 2012)
En esta fase se solicita analizar por grupos tanto las localizaciones en las que trabaja la empresa analizada como los edificios y el equipamiento necesario para realizar su actividad de acuerdo con el siguiente guión:
- Localización geográfica de las instalaciones:
- - Encontrar personal cualificado para las necesidades de la empresa.
- Edificios, terrenos y equipamiento necesario:- Régimen de adquisición y costes.
- Costes de mantenimiento.
- Distribución del espacio.
- Incentivos a la ubicación.
- Normativa medioambiental.
- Proximidad a las materias primas.
- Accesibilidad a las instalaciones.
A continuación se describe y amplia el guión anterior:
Instalaciones físicas (ubicación, tamaño, distribución, venta/alquiler)
La elección de la localización vendrá determinada por una serie de circunstancias que permitirá valorar las ventajas, así como solventar los inconvenientes del lugar seleccionado (cercanía de clientes y proveedores, ubicación de la competencia, costes de transporte, nivel de precios, arrendamiento vs. compra, facilidad de suministros básicos - agua, energía, comunicaciones -, posibilidad de ampliación, necesidades de acondicionamiento, etc.)
Es importante detallar las instalaciones requeridas para la iniciativa empresarial y la descripción exhaustiva de las características necesarias en cuanto a tamaño, distribución y equipamiento básico (áreas de carga, de almacenaje, accesos, salida de humos, etc.) así como la opción seleccionada en cuanto a alquiler o venta o cualquier otro mecanismo financiero de acceso al local.
La elección de la localización vendrá determinada por una serie de circunstancias que permitirá valorar las ventajas, así como solventar los inconvenientes del lugar seleccionado (cercanía de clientes y proveedores, ubicación de la competencia, costes de transporte, nivel de precios, arrendamiento vs. compra, facilidad de suministros básicos - agua, energía, comunicaciones -, posibilidad de ampliación, necesidades de acondicionamiento, etc.)
- Ubicación: La ubicación geográfica de las instalaciones es el aspecto decisivo de este apartado. Para identificar la ubicación idónea habrá que plantearse algunas preguntas:
- ¿cuál es el mejor sitio para implantar el negocio?
- ¿cómo lo van a encontrar los clientes?
- ¿se necesita acceso rápido a carreteras?
- ¿por dónde pasarán los futuros clientes?
- ¿debe estar cerca de algunas instalaciones o negocios específicos?
- ¿necesita tener algunas características especiales (área de carga, almacén, etc.)?
- ¿se trata de una zona comercial, (industrial o empresarial)?
- Tamaño: las dimensiones del local o nave donde desarrollar la actividad condicionarán tanto el precio como la viabilidad técnica de instalar las infraestructuras o de satisfacer las necesidades de espacio para desarrollar la actividad. En principio, la decisión del tamaño del local está muy condicionada a las posibilidades de expansión física en caso de ampliación del negocio. En este sentido, en caso de existir estas posibilidades, parece más conveniente identificar el local más pequeño que permita satisfacer adecuadamente las necesidades de espacio par desarrollar la actividad.
- Distribución: Paralelamente al tamaño es clave establecer, a priori, una distribución básica del local. Una correcta distribución de un local, cuando da servicio al público directamente, ha de ser sencilla y facilitar al cliente la entrada y movimientos dentro del mismo. En caso de ser una ubicación para un proceso productivo, una correcta distribución simplifica significativamente las actividades de fabricación y repercute directamente en los costes de fabricación y calidad del producto.
- Compra/alquiler: la decisión sobre compra o alquiler del local está, en un principio, sujeta a la situación financiera de partida. Habitualmente, cuando se inicia un negocio, la opción más adecuada podría ser la de alquilar, puesto que limita la necesidad de recursos financieros. Posteriormente, en función del desarrollo del negocio y de sus necesidades de expansión, podría evaluarse la opción de compra. En cualquier caso, la decisión última en este aspecto debe estar condicionada directamente por los estudios económicos que se analizan en el Plan Financiero de la Empresa.
- Características del local: Para determinadas actividades, tanto la normativa municipal como la autonómica exigirán que el local cumpla con una serie de requisitos. Antes de la compra/alquiler de una local debemos verificar con ambos organismos si el local se adecúa a las normas establecidas y en el caso de que no sea así, habrá que cuantificar los costes que supondrá la adecuación del local a la normativa.
Es importante detallar las instalaciones requeridas para la iniciativa empresarial y la descripción exhaustiva de las características necesarias en cuanto a tamaño, distribución y equipamiento básico (áreas de carga, de almacenaje, accesos, salida de humos, etc.) así como la opción seleccionada en cuanto a alquiler o venta o cualquier otro mecanismo financiero de acceso al local.
- Equipamiento (maquinaria, transporte, mobiliario, etc.)
Una vez detectados los requerimientos del local donde se desarrollará el negocio, se deberá identificar las necesidades de equipamiento para posibilitar el inicio de la actividad. En este sentido, hay que hacer un trabajo detallado que permita partir de las necesidades mínimas de equipamiento para asegurar una contención de la inversión inicial.
A la hora de analizar y seleccionar el equipamiento debe realizarse un análisis exhaustivo de las características de cada alternativa, de las condiciones financieras de adquisición, renting/leasing o alquiler, garantías, evolución, alternativas de compra de equipamiento usado, etc.
Un aspecto clave que se ha de analizar en el equipamiento es el servicio post-venta, así como las garantías que soportan su funcionamiento. También se deberá analizar el coste de mantenimiento de los equipos una vez superado el periodo de garantía, pues a veces este coste no guarda una relación directa con el coste de adquisición.
En el caso de un local comercial de atención al público es necesario realizar un planteamiento decorativo adecuado que considere la disposición del material, escaparates, expositores, mecanismos de control y seguridad, etc.
En el caso del equipamiento de un local industrial es necesario, en un primer momento, realizar un planteamiento de los flujos de trabajo de la industria, de forma que se establezcan claramente las áreas de almacenamiento (de materia prima y producto terminado), el flujo físico de trabajo para facilitar la realización de un trabajo eficiente y seguro, así como la reglamentación de industria y de seguridad que apliquen al sector en cuestión. Una vez establecido este planteamiento, se conocerán las características del equipamiento que se debe adquirir así como las necesidades de instalación.
- Tecnología (hardware, software, otras tecnologías clave)
En este apartado se analizan las necesidades de tecnología que debería requerir la actividad empresarial. Este apartado se centrará exclusivamente en el equipamiento tecnológico para desarrollar la actividad administrativa y comercial. Si alguna iniciativa empresarial necesitara tecnología específica, muchas veces cercanas al equipamiento de producción, debería considerarse dentro del apartado anterior.
Se entiende por hardware los equipos físicos informáticos (ordenadores, pantallas, impresoras, etc.), y por software el conjunto de programas informáticos que se instalan en los equipos físicos. En general, la selección del software es más importante que la del hardware, una vez asegurada la compatibilidad de ambos. El software va a permitir adaptar el funcionamiento del equipo a las necesidades del negocio.
Habitualmente la funcionalidad genérica de la que debería disponer un equipamiento tecnológico tipo es la siguiente:
- Ofimática: El equipamiento tecnológico debería disponer de procesador de textos para la elaboración de informes, cartas, facturas, etc., de herramientas de cálculo (hojas de cálculo) para la realización de operaciones complejas de una forma sencilla, y herramientas de presentación gráfica para la realización de cartelería o presentaciones de productos o servicios. Adicionalmente, se podrían disponer de gestores de bases de datos para el almacenaje y la gestión de grandes volúmenes de información,
- Sistemas de gestión: en función de las necesidades del negocio, sería conveniente disponer de unos sistemas de gestión de la actividad, que en principio, podrían cubrir la funcionalidad de contabilidad de la compañía (en caso de no ceder esta función a una entidad gestora externa) funcionalidad comercial (muy adaptada al negocio específico) y funcionalidad logística para realizar el seguimiento de los stocks y compras,
- Conexiones a Internet y correo electrónico: imprescindible para mejorar el sistema de comunicaciones en cualquier actividad.
Planta y equipamiento: Hay que relacionar esos equipos con cada una de las etapas del proceso productivo.
- Necesidades de mantenimiento
Todo el equipamiento descrito en los apartados anteriores debe mantener su funcionamiento sin fallos durante los periodos de actividad de la compañía. Un fallo en un equipamiento clave puede generar pérdidas cuantiosas si condicionan la actividad de la compañía durante el periodo de no funcionamiento.
Por este motivo es muy importante categorizar los equipamientos en función de su criticidad para la continuidad del negocio. Esta clasificación debería agruparlos, al menos en tres conjuntos:
- Criticidad de negocio alta: en este grupo se deberá incluir aquel equipamiento que, en caso de avería, ocasione la parada total de la actividad (un equipo de una cadena de producción, un vehículo de transporte, sistema eléctrico, etc.,).
- Criticidad de negocio media: aquí se deberían incluir aquellos equipos que, si bien no paralizan la actividad al completo, si ocasionan dificultades serias al desarrollo de la actividad e, incluso, durante una avería prolongada podría llegar a ocasionar una suspensión de la actividad (por ejemplo, sistemas informáticos).
- Criticidad de negocio baja: debería incluir los equipos que no suponen una parada de la actividad y existen mecanismos alternativos de sustitución (por ejemplo, calefacción).
El tipo de mantenimiento que se ha detallado hasta ahora se denomina correctivo, porque pretende solucionar incidentes que afectan al funcionamiento del equipo. Adicionalmente, algunos equipos deben someterse a procesos de mantenimiento preventivos o programados, sin existir ninguna avería que lo justifique. Este proceso de mantenimiento, que se denomina preventivo, debe realizarse de tal forma que afecte mínimamente a la actividad de la compañía, ya sea porque se realice fuera de los horarios de actividad, o porque exista un equipo de sustitución. Estos tipos de mantenimiento, y los momentos en que se deben efectuar, tienen que acordarse (junto con el mantenimiento correctivo) con una compañía especializada.
Fase IV: Estrategia del proceso productivo